La Factura Electrónica fue el inicio para llevar a las empresas a la transformación digital por parte de la DIAN, ahora inició el proceso para la Nómina Electrónica. El pasado 11 de febrero de 2021 la DIAN, por medio de la Resolución 0013 definió los requerimientos técnicos exigidos para la generación del soporte del pago de la nómina electrónica que se envía a la DIAN.
Los sujetos que están obligados a generar, transmitir y validar la nómina electrónica serán todas aquellas empresas y contribuyentes que efectúan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados, que en todo caso requiera usar dichos pagos como costo o deducción.
¿Cuándo debo iniciar la emisión del documento de nómina electrónica?
El numeral 1 del artículo 6, indica que la fecha de inicio de para emitir la nómina electrónica depende del número de empleados:
| Grupo | Fecha de inicio habilitación en el servicio informático electrónico nómina electrónica (DD/MM/AAAA) | Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina y de las notas de ajuste (DD/MM/AAAA) | Intervalo en relación con el número de empleados | |
| Desde Hasta | ||||
| 1 | 31/05/2021 | 01/07/2021 | 251 | n |
| 2 | 01/08/2021 | 101 | 250 | |
| 3 | 01/09/2021 | 11 | 100 | |
| 4 | 01/10/2021 | 4 | 10 | |
| 5 | 01/11/2021 | 2 | 3 | |
| 6 | 01/12/2021 | 1 | 1 | |
Es importante tener en cuenta que esta resolución no implica que las estaciones de servicio requieran un sistema que genere la liquidación de la nómina, ya que puede seguir haciéndolo con el método de su preferencia, lo que cambia aquí es el hecho de que sí debe contratar el servicio de un software que se encargue de presentar dicha liquidación ante la DIAN.
Según el artículo 4 de dicha Resolución:
Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique”, por lo que usted no está obligado a liquidar bajo el modelo de nómina electrónica a las personas bajo contratos de prestación de servicios.
Recuerde que la base de este proyecto es la facturación electrónica y exige un Código Único de Facturación Electrónica o CUFE, por lo tanto para la nómina electrónica su proveedor tecnológico o su desarrollo propio debe incluir el Código Único para Nómina Electrónica o CUNE.
¿Qué debe incluir el documento de la nómina electrónica?
- Debe estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
- Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
- El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.