CASO FUERZA DE VENTAS
SITUACIÓN
Hasta el 2011, el proceso de comercialización para una distribuidora de alimentos consistía en dedicar una jornada entera de sus vendedores a la toma de pedidos de forma escrita a través de un talonario, este procedimiento tomaba alrededor de 10 minutos con cada cliente, es decir que el mejor de los escenarios podían tomar hasta 30 pedidos diarios.
Posterior a la toma de pedidos los vendedores entregaban en el centro de acopio los talonarios a una tercera persona quien debía organizar y revisar cada documento y en una jornada extendida, forzando la generación de horas extras, debía realizar las facturas de cada cliente para la distribución del siguiente día. Ya que no era posible tener anticipadamente los productos y las cantidades solicitadas por los clientes el equipo de bodega no tenía otra opción más que organizar sus labores a altas horas de la mañana para poder cumplir con la ruta programada en la noche anterior.
Debido a los procesos mencionados el cierre mensual tenia aun mayor complejidad ya que la persona encargada debía registrar manualmente cada una de las facturas generadas en el mes y al ser una actividad humano- dependiente la posibilidad de error se incrementaba desencadenando en inconvenientes para los cierres fiscales.
A pesar de tomar estrategias y medidas emergentes para mitigar las dificultades de las actividades diarias, la empresa no podía mejorar su productividad ni desarrollar proyectos en busca de incrementar las ventas, mejorar el servicio al cliente y/o ampliar sus líneas de productos.
RETOS
Mejorar la productividad en el proceso comercial para incrementar las ventas.
– Reducir los tiempos y los recursos de las operaciones logísticas.
– Optimizar la administración de la información de inventarios.
– Desarrollar estrategias que permitan mejorar el servicio al cliente y por ende la imagen de la empresa.
– Automatizar la información de ventas, facturación y cartera para agilizar los procesos y disminuir los errores.
SOLUCIÓN
Zencillo Connect una aplicación móvil para administrar negocios y reducir los gastos operativos. Todos los procesos del negocio integrados en una sola plataforma en la nube. Puede realizar pedidos o preventa, generar recibos de caja, facturar al instante, afectar en línea el inventario; así como actualizar toda la información de ventas, recaudos y cartera.
BENEFICIOS
Con la implementación del sistema Zencillo Connect la empresa de distribución consiguió:
1. Reducir los tiempos en la toma de pedidos de un promedio de 10 minutos por cliente a menos de 3 minutos.
2. Como resultado de la reducción en los tiempos de comercialización fue notable el incremento en los clientes visitados, a rededor de un 60% y como consecuencia el aumento en ventas e ingresos.
3. Disminución considerable en los errores en la información suministrada.
4. Se disminuyeron los costos de operación logística.
5. La posibilidad de facturar y realizar recibos de caja directamente.
6. Afectar el inventario en tiempo real para garantizar la oportunidad del reabastecimiento y del cumplimiento al cliente.
7. Optimizar el alistamiento de pedidos para garantizar la eficiencia en las rutas de distribución.
8. Reducir las operaciones administrativas y ser más efectivos en cuanto ala información contable.
9. Utilizar tecnología como Smartphone y tabletas en línea manejar eficientemente la información de ventas, recaudo, inventario, cartera, programación de visitas.
10. Enfocarse en la planeación de estrategias de crecimiento y mejoramiento en lugar de la operación.
